Privacy Policy – BMW Motor Club Vlaanderen vzw
Deze policy bevat de richtlijnen die de BMW Motor Club Vlaanderen vzw hanteert bij de verwerking van persoonsgegevens, conform de doelstellingen en verplichtingen voortvloeiende uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), nl. Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.
De BMW Motor Club Vlaanderen vzw, met maatschappelijke zetel te Grote Steenweg 51 bus 1, B-9340 Lede, treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.
Contact: secretariaat@bmw-mc-vl.be
Wij vragen u deze privacy policy aandachtig te lezen, daar dit document essentiële informatie bevat over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt.
I. Algemeen
De BMW Motor Club Vlaanderen vzw bevestigt de van kracht zijnde wetgeving, zijnde de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en haar uitvoeringsbesluiten, en de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
II. Definities
Enkele definities die in dit document worden gehanteerd:
- Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”).
- Verwerking: elke bewerking of geheel van bewerkingen m.b.t. persoonsgegevens (zoals verzamelen, opslaan, raadplegen, wissen).
- Verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie die het doel en de middelen van de verwerking vaststelt.
- Verwerker: een partij die persoonsgegevens verwerkt namens de verantwoordelijke.
- Subverwerker: onderaannemer die namens de verwerker handelt.
- Inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek): elke inbreuk die leidt tot verlies, wijziging of ongeoorloofde toegang.
- AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
III. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
De BMW Motor Club Vlaanderen vzw kan, afhankelijk van de relatie met u, volgende gegevens verwerken:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum, adres
- Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
- Lidmaatschapsgegevens: datum inschrijving, lidnummer, betaalgegevens (geen bankkaartnummers, enkel bewijs van betaling lidgeld)
- Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboorteplaats, gezinssituatie, financiële situatie (indien relevant voor contract)
- Communicatie: uitwisseling tussen u en de club i.v.m. lidmaatschap, overeenkomst of activiteiten
- Websitegegevens: IP-adres, en eventuele persoonsgegevens ingegeven via formulieren (tijdelijk opgeslagen als mail)
- Beeldmateriaal: foto’s of video’s genomen tijdens activiteiten (enkel na toestemming)
IV. Doeleinden van de verwerking
De verwerking gebeurt voor de volgende doeleinden:
- Beheer van het ledenbestand en communicatie met leden
- Organisatie van activiteiten, ritten en vergaderingen
- Innen van lidgeld en administratieve opvolging
- Uitvoering van overeenkomsten (bv. huur- of kredietovereenkomsten m.b.t. clubwerking)
- Wettelijke verplichtingen (bv. boekhouding, fiscale verplichtingen)
- Optimaliseren van de website (gebruiksvriendelijkheid, beveiliging, aanpassing aan bezoekers)
- Publicatie van sfeerbeelden of ledeninformatie (uitsluitend na expliciete toestemming)
V. Rechtsgrond van de verwerking
De verwerking gebeurt op basis van:
- Contractuele noodzaak: voor uitvoering van het lidmaatschap of overeenkomst
- Wettelijke verplichting: fiscale en boekhoudkundige vereisten
- Gerechtvaardigd belang: om de clubwerking juridisch correct en efficiënt uit te voeren, en een toegankelijke website aan te bieden
- Toestemming: voor gebruik van foto’s, of publicatie op website/sociale media
VI. Bewaartermijn
- Gegevens worden bewaard zolang het lidmaatschap loopt.
- Na beëindiging maximaal 1 jaar of zolang vereist door wettelijke verplichtingen.
- Nadien worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
VII. Rechten van de betrokkene
U beschikt over de volgende rechten:
- Recht op inzage: kosteloze kopie van uw persoonsgegevens.
- Recht op verbetering, wissing en beperking: foutieve of onnodige gegevens laten aanpassen of verwijderen.
- Recht van bezwaar: u kan zich verzetten tegen verwerking om legitieme redenen.
- Recht op intrekken van toestemming: bij verwerkingen gebaseerd op uw toestemming.
- Recht op overdraagbaarheid: u kan vragen uw gegevens in machineleesbare vorm door te geven aan een andere organisatie.
- Klachten: u kan een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Voor de uitoefening van deze rechten:
- E-mail naar secretariaat@bmw-mc-vl.be (met bewijs van identiteit)
- Of brief naar BMW Motor Club Vlaanderen vzw, Grote Steenweg 51 bus 1, B-9340 Lede
VIII. Direct marketing
De BMW Motor Club Vlaanderen vzw gebruikt uw persoonsgegevens niet voor direct marketing.
IX. Doorgifte aan derden
- Uw gegevens worden niet verkocht, verhuurd of verspreid aan derden, tenzij wettelijk verplicht.
- Enkel in uitzonderlijke gevallen (gerechtelijk bevel of reorganisatie van de vereniging) kan overdracht plaatsvinden.
- Waar mogelijk wordt u hiervan vooraf geïnformeerd.
X. Veiligheid en vertrouwelijkheid
De BMW Motor Club Vlaanderen vzw neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang.
XI. Contact na schrapping van gegevens
Indien u vraagt om al uw persoonsgegevens te verwijderen, respecteert de vzw dit.
- Indien u toch bereikbaar wil blijven, kan minimaal één contactgegeven (bv. e-mailadres) behouden worden met uw toestemming.
- Zonder toestemming verloopt communicatie enkel via publieke kanalen (website, sociale media, nieuwsbrieven).
XII. Wijzigingen
De BMW Motor Club Vlaanderen vzw behoudt zich het recht voor om deze privacy policy te wijzigen.
Bij belangrijke wijzigingen worden leden hierover op redelijke wijze geïnformeerd.